ابزاری برای امکان سنجی ایده ها و پروژه ها
تصور کنید که اخیرا پروژه جدیدی به ذهنتان رسیده است و مطمئن هستید که این پروژه باعث صرفه جویی در زمان و هزینه ی سازمان تان می شود، به همین دلیل خیلی هیجان زده هستید و می خواهید آن را با مدیرتان درمیان بگذارید. با این حال وقتی موضوع را با او مطرح می کنید سوالاتی از شما می پرسد که باعث تردیدتان می شود، با خودتان فکر می کنید آیا این کار واقعا شدنی است. برای اجتناب از چنین وضعیتی، می توانید از چارچوب TELOS استفاده کنید که شما را در جنبه های کلیدی مطالعه امکان سنجی هدایت می کند.
وقتی ایده ای به ذهنتان می رسد، در گام نخست باید بررسی کنید و ببینید ایده تان انجام شدنی است یا نه. بی تردید مدیران و همکاران تان می خواهند بدانند آیا پروژه ی شما از نظر تجاری شانسی برای موفقیت دارد؟
آیا با تکنولوژی سازمان مطابقت دارد؟ و چه تأثیری بر فعالیتهای جاری می گذارد؟ پس شما باید ایده تان را امکان سنجی کنید. یک ابزار سودمند برای این کار فرایندی ۵ مرحله ای TELOS است. در این مقاله، خواهیم دید چطور میتوانید به کمک ، TELOSامکان موفقیت و پایداری ایده یا پروژه ای را ارزیابی کنید
درباره مدل TELOS
جیمز ای. هال (James A. HALL) در سال 2007 در کتاب (Accounting Information Systems) این چارپوب را طراحی کرد و نحوه استفاده از آن را در مطالعه امکان سنجی توضیح داد:
با استفاده از این مدل، می توانید طراحی پروژه تان را بهبود ببخشید و آن را به موفقیت نزدیکتر کنید. علاوه بر این،
می توانید پروژه هایی را که نقصهای اساسی دارند را قبل از اینکه وقت و هزینه ای صرف آنها کنید، تشخیص دهید.
TELOSحروف ابتداییِ ۵بخش کلیدی است که باید در طول مطالعه ی خود مورد بررسی قرار دهید:
- Technological وابسته یه تکنولوژی
- Economic اقتصادی
- Legal قانونی
- Organizational سازمانی
- Scheduling زمان بندی
چارچوب TELOS معمولا در مدیریت پروژه برای آزمایش امکانپذیری یک ایده به کار می رود، اما در کل می توانید از آن برای بررسی ایده ی پروژه ای که به شما پیشنهاد شده است استفاده کنید.
پیاده سازی مدل TELOS
برای به کار گیری چارچوب TELOSدر مورد پروژه ی پیشنهادی مراحل زیر را دنبال کنی:
1- موارد وابسته به تکنولوژی
اولین قدمی که باید بردارید این است که به موارد مربوط به تکنولوژی که پروژه ی پیشنهادی به آنها نیاز دارد نگاهی بیندازید و ببینید تکنولوژی چه تأثیری در موفقیت آن دارد. به سوالات زیر فکر کنید:
- آیا کاری که می خواهید انجام دهید از نظر فنی امکانپذیر است؟ (شاید نیاز باشد برای اثبات این موضوع نمونه ی اولیه آماده کنید یا آزمایشی ابتدایی انجام دهید)
- آیا تیم تان به تکنولوژیهایی که برای به موفقیت رساندن پروژه مورد نیاز هستند دسترسی دارد؟ اگر اینطور نیست، چه کاری می توانید در این رابطه انجام دهید؟
- آیا تصمیم گیرنده ها، ذینفعان و کاربران در استفاده از این تکنولوژیها اعتماد به نفس دارند و آیا مایل هستند از آنها استفاده کنند؟
- چقدر زمان و هزینه برای اجرای تکنولوژیهای مربوط به اجزای پروژه مورد نیاز است؟
برای پروژه های در مقیاس متوسط و بزرگ، شاید ارزیابی موارد مربوط به تکنولوژی به تنهایی کار دشواری باشد. در این مواقع، برای اینکه چیزی از قلم نیفتد حتما از افراد متخصص کمک بگیرید.
2- موارد اقتصادی
سپس، پروژه را از نظر امکان سنجی اقتصادی بررسی کنید و هزینه ها و سودهای احتمالی آن را بررسی کنید.
- پروژه ی شما چطور تأمین مالی می شود؟
- آیا احتمال دارد تصمیم گیرنده ها بخواهند پروژه را از نظر مالی تأمین کنند؟
- پروژه از نظر مالی، خصوصا در مقایسه با دیگر پروژه هایی که شرکت قصد اجرایشان را دارد چقدر جذابیت دارد؟
- چه نوع محدودیتهای مالی ای می توانند پروژه را تحت تأثیر قرار دهند؟ به عنوان مثال، آیا نیازی هست که بازگشت سرمایه تا دوره ی زمانی مشخصی به عنوان یک موفقیت برای پروژه در نظر گرفته شود؟
در اینجا هم، این مقیاس پروژه است که تعیین می کند چقدر به کمک افراد متخصص نیاز دارید. شاید بتوانید پیش بینی نقدینگی و خالص ارزش فعلی (NPVs) و نرخ بازده داخلی (IRRs) را خودتان محاسبه کنید. اما برای پروژه های بزرگتر بهتر است از بخش مالی شرکت کمک بگیرید.
3- موارد قانونی
مرحله ی بعد، باید به جنبه های قانونی پیشنهادتان فکر کنید. سؤالات زیر را در نظر بگیرید:
- آیا ایده ای که دارید، قانونی در کشورتان را زیر پا می گذارد؟ آیا این ایده با سیاستهای سازمان تان در تعارض است؟
- آیا این ایده، قراردادها با افراد یا سازمانهای دیگر را (از جمله قراردادهایی در رابطه با موارد محرمانه) را نقض می کند؟ آیا این ایده حقوق مالکیت معنوی هر سازمان دیگری را نقض می کند؟
- آیا قوانینی در کشور یا سازمان وجود دارد که هنوز تصویب نشده اند اما ممکن است جلوی موفقیت پروژه را بگیرند؟
4- موارد عملیاتی
در مرحله ی بعدی باید بررسی کنید پروژه ی پیشنهادی شما چقدر با فعالیتهای روزمره ی تیم شما در سازمان هماهنگ است.
- برای به موفقیت رساندن پروژه، چه رویه های جدیدی باید در پیش بگیرید؟
- چه نوع آموزشهایی (علاوه بر آموزشهای تکنولوژی محور) به افراد کمک خواهند کرد؟
- برای پشتیبانیِ بلندمدت از پروژه چه مواردی را باید تغییر دهید؟ به عنوان مثال، آیا باید اعضای جدیدی به
تیمتان اضافه کنید؟ - این پروژه چه تأثیری بر پروژه های بخشهای دیگر شرکت خواهد داشت؟ (برای پاسخ به این سؤال تحلیل
تأثیر را انجام دهید). حتما با تمامی مدیرانی که به گونهای در این تغییرات و در اجرای پروژه نقش دارند یا از آنها متاثر می شوند مشورت کنید تا تمامی پیامدهای پروژه را به خوبی درک کنید.
چارچوب S7 مک کنزی (McKinsey) به شما نقطه ی خوبی برای شروع می دهد و کمک می کند تاثیرات ایجاد تغییر در سازمان را ببینید.
5- موارد مربوط به زمان بندی
پروژه هایی که زمان زیادی صرف اجرای آنها می شود، معمولا به صرفه نیستند و ممکن است زمانی که آنها را به اتمام برسانید دیگر فایده ای نداشته باشند، پس خیلی مهم است که به زمانبندی نگاهی واقع گرایانه داشته باشید.
در این مرحله، به این سؤالات فکر کنید:
- آیا می توانید پروژه را به موقع تحویل دهید؟ (برای دریافت توصیه های لازم برای توسعه ی زمانبندی واقع گرایانه و دقیق پروژه، مقاله ی ما در رابطه با تخمین دقیق زمان را مطالعه کنید.
- آیا پروژه از نظر زمانبندی با پروژه های دیگر در همین بخش یا بخشهای دیگر سازمان تداخل دارد؟ چطور
می توانید با آنها برخورد کنید؟ - زمانهای مقرر کلیدی کدام اند و چطور می توانید مطمئن باشید که مراحل مختلف پروژه را در زمان تعیین شده به اتمام خواهید رساند.
یک دیدگاه بنویسید